LATAM Revista Latinoamericana de Ciencias Sociales y Humanidades, Asunción, Paraguay.
ISSN en línea: 2789-3855, mayo, 2025, Volumen VI, Número 2 p 2925.
DOI: https://doi.org/10.56712/latam.v6i2.3874
Necesidades de Regulación Normativa para la Prestación de
Servicios Notariales en Línea en Colombia
Regulatory Needs for the Provision of Online Notarial Services in Colombia
Alberto Iván Blanquicett Navarro
aiblan1127@gmail.com
https://orcid.org/0009-0006-0329-8318
Investigador independiente
Colombia
Artículo recibido: 24 de abril de 2025. Aceptado para publicación: día mes 2025.
Conflictos de Interés: Ninguno que declarar.
Resumen
El presente artículo se enmarca en determinar las necesidades de regulación normativa para la
prestación de servicios notariales en línea en Colombia. Para el presente estudio se desarrolló una
metodología basada en el análisis descriptivo con enfoque cualitativo y paradigma hermenéutico, y
se adoptó como técnica de análisis documental a partir de la valoración de las normas
constitucionales, legales, argumentos jurisprudenciales, doctrinarios, trabajos de grado y artículos
científicos similares. Como resultado se obtuvo que efectivamente para que los servicios de notariado
y registro funcionen de manera efectiva se hace necesario se regulan las formalidades del uso de la
firma digital, el sello notarial digital y la huella dactilar, ya que, existen enunciaciones de su empleo,
pero carece de una guía que dé cuenta de la trazabilidad de estas diligencias.
Palabras clave: servicios notariales, formalidad, sello notarial electrónico, firma digital, huella
dactilar
Abstract
This article aimed to determine the regulatory needs for the provision of online notarial services in
Colombia. For this study, a methodology based on descriptive analysis with a qualitative approach and
a hermeneutic paradigm was developed. The documentary analysis technique was adopted based on
the assessment of constitutional and legal norms, jurisprudential arguments, doctrinal arguments,
dissertations, and similar scientific articles. The result was that, for notary and registry services to
function effectively, it is necessary to regulate the formalities for the use of digital signatures, digital
notarial seals, and fingerprints. There are statements regarding their use, but there is no guide that
accounts for the traceability of these procedures.
Keywords: notarial services, formality, electronic notarial seal, digital signature, fingerprint
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ISSN en línea: 2789-3855, mayo, 2025, Volumen VI, Número 2 p 2926.
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Cómo citar: Blanquicett Navarro, A. I. (2025). Necesidades de Regulación Normativa para la
Prestación de Servicios Notariales en Línea en Colombia. LATAM Revista Latinoamericana de Ciencias
Sociales y Humanidades 6 (2), 2925 – 2934. https://doi.org/10.56712/latam.v6i2.3874
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ISSN en línea: 2789-3855, mayo, 2025, Volumen VI, Número 2 p 2927.
INTRODUCCIÓN
La notaría en Colombia es una institución pública de carácter privado que desempeña un papel
fundamental en la seguridad jurídica del país, su principal función es la autorización de documentos y
actos jurídicos, garantizando su validez y autenticidad. Este sistema se basa en la Constitución Política
de 1991, que en su artículo 234 establece que los notarios son funcionarios públicos que actúan bajo
la fe pública, lo que implica que sus actuaciones tienen presunción de legalidad y legitimidad
(Constitución Política de Colombia, 1991).
El servicio de notariado y registro en el país es llevado a cabo por alrededor de 900 notarías a lo largo
y ancho del país, las cuales se encuentran ubicadas físicamente en zonas urbanas, siendo necesario
para los usuarios de otras zonas diferentes, tener que desplazarse para el diligenciamiento de
documentos privados ante notario, que sirva para la efectividad de procesos judiciales adicionales,
teniendo en cuenta la fe pública que gozan estas entidades (Florez & Zapata, 2024).
En Colombia, un usuario de zona rural que necesita realizar una diligencia notarial en una zona urbana
puede enfrentar varios gastos, en promedio, el costo por firma notarial puede oscilar entre 10.000 a
$500.000, dependiendo del tipo de trámite y del estado en el que se realice. Además de este costo
directo, se deben considerar los gastos de transporte, que pueden variar significativamente según la
distancia y el medio de transporte utilizado los costos de transporte intermunicipal tienen un costo
promedio de $80.000, ida y vuelta, que adicional a transporte interno puede aumentarse a $120.000, es
decir, que, para la población más vulnerable del país, estas diligencias notariales son exuberantes,
limitando el acceso a dichos servicios (Florez & Zapata, 2024).
Si bien es cierto desde el cuerpo legislativo se ha venido considerando la digitalización notarial como
un aspecto trascendental para el crecimiento del servicio, también es cierto que el alcance de estos no
ha podido integrar todo el procedimiento notarial y de registro, pues el decreto 960 de 1970, que
establecía que solamente los documentos físicos tenían validez notarial, pero mediante la incursión
del Decreto 2106 de 2019, se extendió dicha validez mediante documentos electrónicos, así como la
firma digital, sin embargo en razón de la emisión de los sellos notariales, y las credenciales del usuario
para determinar su titularidad, aún existen lagunas jurídicas que deben llenarse para que la diligencia
sea efectiva (Decreto 2106, 2019).
De acuerdo con lo anterior se plantea como pregunta de investigación ¿Cuáles son las Necesidades de
Regulación Normativa que requieren las notarías en Colombia para efectivizar la Prestación de
Servicios en Línea? En este orden de ideas se ha planteado como objetivo general determinar las
necesidades de regulación normativa para la prestación de servicios notariales en línea en Colombia.
En primer lugar, se pretende revisar desde lo normativo la validez de los documentos objeto de
notariado y registro en Colombia y en segundo lugar describir la regulación de servicios notariales de
manera electrónica y su alcance en la actualidad en el que permite evidenciar, qué ajustes requiere el
procedimiento para su total efectividad.
Este trabajo es importante porque permite detectar los esfuerzos que debe desarrollar el poder
legislativo en Colombia para que el servicio de notariado y registro pueda adaptarse a las necesidades
actuales que demanda la implementación de las tecnologías de la información y las comunicaciones
con la finalidad de obtener documentos de manera automática, ágil y aumentando el recaudo,
coadyuvando a su autonomía presupuestal y fortalecimiento técnico e institucional.
METODOLOGÍA
Para el presente estudio se pretende realizar un análisis descriptivo con enfoque cualitativo y
paradigma hermenéutico, con la finalidad de establecer qué tipo de regulaciones adicionales se
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requieren para que el servicio de registro y notariado tenga cobertura electrónica para los residentes y
no residentes en el país. Para este efecto se adopta la técnica de análisis documental a partir de la
valoración de las normas constitucionales, legales, argumentos jurisprudenciales, doctrinarios,
trabajos de grado y artículos científicos similares.
RESULTADOS
Validez de los Documentos Notariales en Colombia
Un documento válido por notaría según el Decreto 960 de 1970 debe ser redactado y formalizado por
el notario, contar con la autenticidad y fe pública, estar protocolizado y registrado, y las partes deben
comparecer personalmente ante el notario. El notario es responsable de redactar los instrumentos en
los que se consignen las declaraciones emitidas ante él, asegurando que se cumplan los requisitos
legales previstos en la ley.
Por otro lado, la fe pública o notarial otorga plena autenticidad a las declaraciones emitidas ante el
notario y a lo que éste exprese respecto de los hechos percibidos. Esto implica que el notario debe
verificar la identidad de las partes y asegurar que las declaraciones se realicen de manera voluntaria y
consciente. Asimismo, los documentos notariales deben ser protocolizados, es decir, registrados en el
protocolo del notario, y posteriormente inscritos en el registro correspondiente para asegurar su validez
legal.
Para la época, tradicionalmente se exigía, que las partes involucradas en el acto notarial deben
comparecer personalmente ante el notario para que este pueda verificar su identidad y asegurar que
las declaraciones se realizan de manera voluntaria y consciente.
Por su parte, el decreto 2148 de 1983, en su capítulo IV que trata sobre el reconocimiento de
documentos privados, en su artículo 34, establece que además de lo anteriormente mencionado, el
notario deberá utilizar su sello para dejar constancia de la manifestación del interesado, y que, si se
trata de varias hojas, el sello debe presentarse en todas estas, de esta manera se evita que dichos
documentos sean alterados para generar ventajas sobre algún acto o negocio jurídico.
Respecto a las autenticaciones de documentos, el mismo decreto en el capítulo V, en su artículo 35,
establece que en temas de copias o autenticación de firmas se deberá utilizar el sello como elemento
de validez para la fe pública.
De igual manera, el artículo 37 de este decreto, señala que, frente a los testimonios escritos de
supervivencia, además de la identificación original que evidencia nombre y número de documentación,
se hace necesario para la validez del mismo la estampa de la huella dactilar en el mismo.
Tabla 1
Validez de los Documentos Notariales Tradicionales
Tipo de Servicio Notarial Requisito de Validez Notarial
Escritura Pública Se debe autenticar el documento una vez esté avalado por el notario,
lo que sugiere la firma y el sello del funcionario público
Cancelaciones Se debe expedir una certificación con los datos del documento a
cancelar con la firma y sello del notario
Documentos Privados Además de la firma de la manifestación de los interesados se deberá
contar con los sellos del Notario para alcanzar la fe pública
Apertura de Testamentos
Cerrados
La suscripción de acta de los intervinientes, el documento leído debe
permanecer en una cajilla de seguridad de un banco
Autenticaciones Se requiere del sello en todas las páginas del documento a autenticar
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De la Fe de Vida Se requiere las firmas de los declarantes y las huellas dactilares
Fuente: Decreto 2148 de 1983.
Bajo este escenario se observa que la mera firma del notario para los diferentes servicios notariales no
es suficiente, se hace conveniente para algunos casos el sello notarial y en otros las huellas dactilares
de los comparecientes, formalidades que son claves para el proceso de digitalización notarial.
En Colombia, la validez de los actos notariales se sustenta en la intervención de un notario público,
quien actúa como testigo de fe pública y garantiza la autenticidad y legalidad de los documentos. Un
aspecto crucial de esta validez es el sello del notario, que imprime en el documento para certificar que
el acto se ha realizado conforme a la ley y bajo su supervisión, pues el sello no solo autentica el
documento, sino que también lo registra en el protocolo notarial, otorgándole una mayor seguridad
jurídica.
Además, la huella dactilar de los declarantes es un elemento fundamental que refuerza la validez del
acto notarial. Este procedimiento, exigido por los notarios, proporciona una prueba irrefutable de la
participación de los declarantes en el acto notarial, garantizando así la integridad y veracidad del
documento.
Sin embargo, vale decir que el Decreto 19 de 2012, en su artículo 17, estableció el uso de la huella
dactilar para presentar documentos ante entidades públicas de manera excepcional, aplicables solo
para levantamiento de escritura pública, cesión de derechos, permisos de salida del país, declaración
de supervivencia y otorgamiento de poderes.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en los Servicios Notariales en Colombia
En principio, el decreto 2364 de 2012, que en su artículo 7, desarrolla, la Ley 527 de 1999, sobre la firma
electrónica, entendida en el numeral 3, del artículo 1, como el conjunto de contraseñas, códigos, datos
biométricos o claves criptográficas privadas. De igual manera es de anotar que para la validez notarial
o registral de los diferentes servicios se requieren sellos y/o huellas dactilares para su efectividad.
Antes del fenómeno de la pandemia del Covid-19, que se presenta a nivel mundial durante
aproximadamente 10 meses, siendo necesario decretar estado de excepción por emergencia sanitaria,
desde el nivel ejecutivo se había sancionado el Decreto 2106 de 2019, y que específicamente en razón
de los decretos anteriores, abre la puerta a la digitalización notarial en su capítulo II, específicamente
desde el artículo 8, hasta el 19.
En principio se obliga a crear canales digitales entre instituciones públicas para mejorar la
comunicación y facilitar la prestación del servicio. Del mismo modo, en cabeza del Ministerio de
Tecnologías de la Información y las comunicaciones queda la creación de la integración de un modelo
de atención al ciudadano de manera electrónica, para mayor eficiencia y cobertura a los usuarios.
Por su parte, el portal único electrónico, es el espacio donde se establecerá toda la oferta institucional
de las notarías a nivel nacional para llevar a cabo los diferentes actos privados o públicos con efectos
jurídicos a futuro. El uso eficiente de este portal demanda la gestión documental electrónica para la
preservación y administración de documentos y la habilitación de medios de pago electrónicos.
Asimismo, el pasado plan nacional de desarrollo “un pacto por la equidad” para el año 2018-2022,
regulado por la Ley 1995 de 2019, en su artículo 147 y 148, crea el sistema de Transformación Digital
Pública, lo que implica el uso de medios electrónicos en los procesos y procedimientos de las
entidades públicas de todo el país.
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De acuerdo con lo anterior, se comprende que la Ley de Modernización del Sector Público, establece la
obligación de los notarios de implementar medios electrónicos para la prestación de sus servicios,
impulsando la transformación digital en el sector notarial al facilitar la realización de trámites de
manera remota y eficiente, reduciendo la necesidad de presencia física y optimizando los procesos
administrativos.
La estructuración digital en Colombia se produce a través de políticas públicas reguladas por el Conpes
3975 de 2019 y 3995 de 2020, con la finalidad de fortalecer los procesos y procedimientos digitales de
todas las instituciones públicas del país y darle funcionamiento al portal digital ciudadano.
A través del desarrollo de estas políticas públicas se ha fortalecido la infraestructura tecnológica y la
disponibilidad de datos, se han impulsado la investigación, el desarrollo y la innovación en inteligencia
artificial (IA), y se han desarrollado capacidades y talento digital. Además, se han definido medidas
para mitigar riesgos y se ha promovido el uso y adopción de IA en el sector público y privado.
El decreto 620 de 2020, mediante el Ministerio de las TICs, reglamento el servicio digital para el usuario,
mediante la creación de la sede electrónica y sede electrónica compartida, que es el lugar titular donde
la administración pública administra la información de los usuarios, para que esta interacción sea
posible es conveniente a todas luces que los usuarios creen una cuenta gratuita con sus credenciales
donde se diligencia información personal de manera inequívoca que pueda respaldar la información
electrónica, el nombre completo, el número de cédula, numero de celular, el correo electrónico,
dirección física, código postal, ubicación geográfica, y ocupación, pues este tipo de información debe
individualizarse, analizarse y generar las credenciales que son de uso personal para desarrollar
aquellos servicios electrónicos que estén autorizados.
Mediante la Ley 2052 de 2020, se crean disposiciones para el desarrollo de los servicios digitales al
usuario como los servicios de interoperabilidad, servicios de autenticación digital y de carpeta
ciudadana digital, sin embargo, no evidencia los procedimientos relacionados con las diligencias
notariales como actos públicos o privados.
Por último, en el escenario normativo mediante la Resolución No. 011 de 2021, se dictan directrices
para la prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos, exhortando al notario
a la expedición de servicios notariales de manera electrónica, pero los cuales deben gozar de los
parámetros digitales de autenticidad para su validez, conforme a lo establecido en el artículo 11, entre
estos se encuentra:
Tabla 2
Check List de un Acto Notarial Electrónico
Parámetros V.B.
Código CUANDI1 X
Firma digital del Notario X
Certificado de Autenticación Digital X
Sello Electrónico X
Código QR X
Firma Electrónica usuario X
1 Según el artículo 10, de la Resolución 011 de 2021, Se establecerá el nuevo código único de acto notarial denominado
CUANDI, descrito en el anexo denominado: “Actos Notariales Electrónicos”, el cual garantizará una codificación exclusiva
para los actos notariales que se generen digital o electrónicamente a fin de salvaguardar la seguridad y trazabilidad de los
documentos, de la siguiente manera: CÓDIGO DEPARTAMENTO (2) + CÓDIGO MUNICIPIO (3) + NÚMERO DE NOTARÍA (4) +
CÓDIGO ACTO NOTARIAL (8) + AÑO DEL ACTO (4) + CONSECUTIVO ACTO NOTARIAL (6)
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Fuente: Resolución No. 011 de 2021
Si bien es cierto los parámetros para la validación de los actos notariales se encuentran regulados,
también es cierto que no se evidencia el procedimiento de autenticación de estos parámetros y por
supuesto no se incluye como se hará el proceso de reconocimiento de huella electrónica dactilar, que
son necesarios para la expedición de documentos privados con obligaciones, reconocimiento de
supervivencia o cesión de derechos.
En cuanto al panorama general sobre las notarías a nivel nacional que cuentan con estos servicios
electrónicos tenemos la siguiente información:
Tabla 3
Notarias Colombianas con los Servicios Notariales Electrónicos
Ciudad Cantidad de Notarias
Bogotá D.C. 38
Medellin 12
Cali 12
Barranquilla 3
Bucaramanga 7
Manizales 2
Pereira 4
Florencia 1
Montería 1
Santa Marta 1
Villavicencio 3
Cúcuta 4
Armenia 1
Sincelejo 2
Ibagué 4
Arauca 1
Yopal 1
Total 97
Fuente: https://notariaenlinea.net.co/
Se evidencia entonces que la transformación digital de los servicios notariales ha permitido que al
menos el 11% del total de las notarías del país cuenten con servicios digitales notariales como una
especie de prueba piloto, durante los últimos (4) años.
Haciendo una valoración concreta sobre los avances normativos para la prestación de los servicios
notariales en línea, se considera que deben aterrizarse ciertas situaciones procedimentales que
permitan el reconocimiento del acto, y evitar alteración en el documento electrónico, lo cual puede
viciar procesos futuros con efectos judiciales, en tal caso se establecen las siguientes
consideraciones:
Tabla 4
Necesidades de Reglamentación de Servicios Notariales en Línea
Tipo de Servicio Notarial Requisito de Validez Notarial Electrónica
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Escritura Pública La firma y el sello Electrónico del funcionario público
Cancelaciones Certificación electrónica, firma electrónica y sello notarial electrónico
Documentos Privados Sellos electrónicos del Notario para alcanzar la fe pública
Apertura de Testamentos
Cerrados
No se encuentra regulado en este sentido.
Autenticaciones Sello digital en todas las páginas
De la Fe de Vida Firmas electrónicas de los declarantes, pero las huellas dactilares
requieren de procedimiento para reconocimiento
Fuente: elaboración propia.
Esta transversalización sobre la validez de actos notariales tradicionales y la regulación que implica el
uso de dispositivos electrónicos permite establecer que entre las necesidades normativas para que el
servicio notarial en línea se efectivo, se requiere la implementación procedimental de los parámetros
de autenticación del acto notarial, excepto el código CUANDI, es decir, una especie de guía del usuario
en el que se evidencia los procesos y procedimientos para la consecución de dichos parámetros en los
documentos notariales, pues la trazabilidad de la firma electrónica, el sello notarial y la huella dactilar
para dichos servicios básicos es un requisito sine qua non, para la armonía normativa y evitar posibles
yerros o vicios en la expedición de los mismos por la ausencia de alguno de dichos parámetros.
DISCUSIÓN
La digitalización de los servicios notariales ha representado un avance significativo en la
modernización de los procesos legales en Colombia. Sin embargo, la falta de una regulación normativa
clara y específica para la firma electrónica, el sello electrónico y la huella dactilar en los servicios
notariales en línea ha generado una serie de desafíos y vacíos legales que deben ser abordados para
garantizar la seguridad, validez y confianza en estos procesos.
La firma electrónica es un elemento crucial en la prestación de servicios notariales en línea, ya que,
permite la autenticación de documentos y la verificación de la identidad de las partes involucradas. Sin
embargo, la regulación actual en Colombia no establece sanciones claras para el incumplimiento de
las normas de uso de firmas electrónicas o digitales, lo que puede llevar a prácticas inseguras y
fraudulentas. Es imperativo que se implementen marcos legales que no solo reconozcan la validez de
la firma electrónica, sino que también establezcan sanciones y medidas de seguridad para su uso
adecuado.
Por otro lado, el sello electrónico es otro componente esencial en la digitalización de los servicios
notariales, pues garantiza la integridad del documento y la autenticidad de la notaría que lo emite. La
falta de regulación específica para el sello electrónico en Colombia puede llevar a la falsificación de
documentos notariales, poniendo en riesgo la seguridad jurídica de las transacciones. Es necesario
que se desarrollen normativas que establezcan los estándares técnicos y de seguridad para la
implementación del sello electrónico, asegurando así su validez y confiabilidad.
La huella dactilar es un método biométrico que se utiliza para verificar la identidad de las personas en
los servicios notariales en línea. La implementación de este método requiere de una infraestructura
tecnológica adecuada y de normativas que aseguren la privacidad y protección de los datos
biométricos de los usuarios. La falta de regulación en este ámbito puede llevar a vulnerabilidades en
la seguridad de los datos personales y a la posible objeción de la identidad de los otorgantes, lo que
afectaría la validez de los actos notariales.
La regulación normativa de la firma electrónica, el sello electrónico y la huella dactilar en los servicios
notariales en línea es un paso crucial para garantizar la seguridad, validez y confianza en estos
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procesos. La falta de una regulación clara y específica representa un riesgo significativo para la
seguridad jurídica y la protección de datos personales. Es imperativo que las autoridades competentes
en Colombia tomen medidas urgentes para desarrollar e implementar normativas que aborden estos
desafíos y aseguren la integridad y confiabilidad de los servicios notariales en línea.
CONCLUSIONES
De acuerdo con la revisión normativa sobre la validez de los actos notariales se evidencio la necesidad
de la regulación de algunos parámetros de autenticación electrónica como el sello notarial, la firma
electrónica y la huella dactilar, pues si bien es cierto se encuentran contenidas en normas sustanciales,
no está instaurada su formalidad que permita determinar cuándo dichos actos notariales cuentan o no
con validez electrónica.
De esta manera se estima conveniente que la normativa actual, especialmente la resolución 011 de
2021, cree un anexo con el diligenciamiento electrónico de estos actos notariales, es decir, el paso a
paso que debe desarrollarse para que el documento cuente con todos los requisitos de ley y sirva como
soporte en una diligencia legal futura, pues respecto al sello notarial, se hace mención pero no se
describe el lenguaje electrónico de autenticación, ya que, una mera foto puede ser vulnerada; la firma
electrónica tiene avances significativos pero en el contexto notarial no existe especificación clara y en
cuanto a las huellas dactilares, se debe recordar que aplica excepcionalmente en algunos casos que
deben especificarse en este escenario.
Finalmente, los retos y desafíos que tiene la administración pública no es otra que reforzar la capacidad
tecnológica de las notarías a nivel nacional, pues de 900, solamente 97, tienen las capacidades, un
avance muy por debajo de las expectativas que impide solucionar la problemática de desplazamientos
de usuarios de zonas rurales a zonas urbanas y también de aumentar el recaudo con una mayor
cobertura, pues estas entidades tienen autonomía administrativa y requieren aumentar la prestación
del servicio para su estabilidad.
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