DOI: https://doi.org/10.56712/latam.v6i6.4915
Digitalización sostenible en
servicios escolares. En una institución educativa pública:
estudio de caso
Sustainable
digitalization in school services. In a public educational institution: a c=
ase
study
Norma Angélica Martínez Serrano<= o:p>
15512@uniceba.edu.mx
https:/=
/orcid.org/0009-0001-6517-2351
Universidad del Centro del Bajío
Celaya – México
Artículo recibido: 29 de julio de
2025. Aceptado para publicación: 28 de noviembre de 2025.
Conflictos de Interés: Ninguno que declarar.
Resumen
Se investigó sobre la Digitalización Sostenible en el
Departamento de Servicios Escolares en una Institución Educativa
Pública. El principal objetivo de este estudio fue analizar có=
;mo
la transformación tecnológica puede mejorar los procesos
administrativos considerando factores sociales, económicos y
ambientales. Los contenidos de estudio para esta investigación, fuer=
on
realizados por medio de la estrategia metodológica con enfoque
cualitativo y un diseño de estudio de caso, empleando entrevistas
semiestructuradas, análisis documental y observación
participante. El enfoque metodológico posee una serie de
características atractivas que lo hacen particularmente interesante =
para
las motivaciones de esta investigación. Este resultado es significat=
ivo,
muestra los datos más relevantes para un nivel de confianza, donde,
aunque la digitalización es crucial para optimizar la eficiencia y
reducir errores, su implementación enfrenta implicancias como, recur=
sos
financieros limitados, falta de capacitación y resistencia al cambio=
. El
principal hallazgo del estudio fue la identificación de estrategias
contextualizadas para una transición digital que sea eficiente,
inclusiva y resiliente, ofreciendo recomendaciones replicables para otras
instituciones. En conclusión, el autor presentó los resultado=
s a
partir de los datos obtenidos en las entrevistas, este estudio ha demostrado
que la perspectiva de los usuarios fue clave para comprender los retos y
oportunidades, destacando la necesidad de alinear las soluciones
tecnológicas con las necesidades reales de la comunidad escolar.
Palabras clave: datos, digitalización, sostenible, tecnológica,
transformación
Abstract
This study investigated Sustainable Digitalization in the School
Services Department of a public educational institution. Its main objective=
was
to analyze how technological transformation can improve administrative
processes, considering social, economic, and environmental factors. The
research was conducted using a qualitative methodological approach and a ca=
se
study design, employing semi-structured interviews, document analysis, and
participant observation. This methodological approach possesses several
attractive characteristics that make it particularly relevant to the
motivations of this research. The results are significant, presenting the m=
ost
relevant data for a certain level of confidence. While digitalization is
crucial for optimizing efficiency and reducing errors, its implementation f=
aces
challenges such as limited financial resources, lack of training, and
resistance to change. The study's main finding was the identification of
contextualized strategies for an efficient, inclusive, and resilient digita=
l transition,
offering replicable recommendations for other institutions. In conclusion, =
the
author presented the results based on the data obtained in the interviews. =
This
study has shown that the users' perspective was key to understanding the
challenges and opportunities, highlighting the need to align technological
solutions with the real needs of the school community.
Keywords: data, digitization, sustainable, technologi=
cal,
transformation
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Todo el contenido de LATAM Revista Latinoamerica=
na
de Ciencias Sociales y Humanidades, publicado en este sitio está
disponibles bajo Licencia Creative Commons.=
C=
ómo
citar: Martínez Serran=
o, N.
A. (2025). Digitalización sostenible en servicios escolares. En una
institución educativa pública: estudio de caso: Sustainable digitalization in school services. LATAM=
Revista
Latinoamericana de Ciencias Sociales y Humanidades 6 (6), 579 – 597.
https://doi.org/10.56712/latam.v6i6.4915
INTRODUCCIÓN
La presente investigación se refiere al
tema de la Digitalización Sostenible en una Institución Educa=
tiva
Pública, que tienen como objetivos la transformación de
información y de actividades o trámites de manera manual o en
papel, a la utilización de herramientas digitales o tecnológi=
cas,
esto incluye el uso de computadoras, software, plataformas en línea,
inteligencia artificial y otros recursos tecnológicos.
El estudio de caso se origina a partir del
interés institucional por identificar vías que permitan avanz=
ar
hacia la digitalización sostenible en el ámbito Educativo
Público que mejore los procesos administrativos, considerando factor=
es
sociales, económicos y ambientales. La investigación fue moti=
vada
por la observación directa de ineficiencias en los procesos
tradicionales de Servicios Escolares, y por el interés en adoptar
prácticas más responsables y resiliente frente a los retos del
siglo XXI. Para llevar a cabo el estudio de caso, se utilizó la
estrategia de la metodología cualitativa para presentar resultados
parciales, basada en entrevistas semi estructuradas, análisis docume=
ntal
y observación, con participantes de entre 28 y 42 años de eda=
d,
originarios de la ciudad y con nivel académico de bachillerato y
licenciatura.
En la actualidad ante la transformación
digital y el desafío de modernizar los procesos administrativos sin
comprometer la sostenibilidad, ni la equidad en el acceso a los servicios, y
tratándose de un Centro de Bachillerato Tecnológico, es relev=
ante
que se adhiera a estos cambios tecnológicos. El Departamento de
Servicios Escolares, como responsable de gestionar trámites
como; inscripciones, reinscripciones, acreditación,
certificación, titulación y control académico, se ve
impulsado ante los retos actuales de gestión y sostenibilidad, en
adoptar los procesos de digitalización que permitan optimizar la
eficiencia administrativa, que genere beneficios en la experiencia de los
usuarios.
Es importante mencionar algunas de las causas =
que
se generan por falta del uso de la digitalización: Son los tiempos
invertidos en el manejo de la información, la atención a los
alumnos y padres de familia, los errores humanos que se dan al momento de d=
ar
atención en ventanillas por el corto tiempo destinado para las
actividades realizadas en el Departamento de Servicios Escolares. Sin embar=
go,
la implementación de tecnologías digitales suele estar limita=
da
por recursos financieros, falta de capacitación, resistencia al camb=
io o
infraestructura inadecuada.
La estrategia permitió examinar el ento=
rno
y comprender los procesos, retos, beneficios y significados que la comunidad
escolar atribuye a la transformación digital sostenible,
construyéndose desde la perspectiva de los estudiantes y usuarios, t=
odo
desde sus experiencias y contextos, esta aproximación permitió
identificar las barreras y oportunidades en la implementación de
soluciones digitales sostenibles, así como proponer recomendaciones
contextualizadas replicables en otras instituciones con característi=
cas
similares.
Por lo que se describen, los datos, el
análisis cualitativo, los objetivos del caso, su revisión y
análisis para no generalizar a toda una población.
Presentación del caso
Descripción detallada del caso
Este caso representa una oportunidad para
reflexionar sobre la necesidad de transformar los procesos administrativos
escolares desde una perspectiva sostenible, que considere no solo la eficie=
ncia
operativa, sino también la equidad, la inclusión digital y el=
cuidado
del entorno. La digitalización sostenible se plantea como una estrat=
egia
clave para fortalecer la resiliencia institucional y responder a los
desafíos del siglo XXI en el ámbito educativo público.=
La investigación se inscribe en un mome=
nto
histórico en el que las instituciones educativas deben responder no =
solo
a las exigencias académicas, sino también a los retos de la
gestión pública moderna, la transparencia, la inclusión
digital y la sostenibilidad. Por ello representa una oportunidad para anali=
zar,
desde una mirada situada, en las posibilidades de transformación dig=
ital
en el ámbito educativo público, ya que presenta signos de
desgaste operativo y baja capacidad de respuesta ante los retos contempor&a=
acute;neos
de gestión educativa.
Contexto educativo
El presente estudio se desarrolla en el marco =
de
una Institución Educativa Pública, cuya misión es form=
ar
estudiantes con competencias técnicas, académicas y humanas q=
ue
les permitan integrarse al sector productivo o continuar con sus estudios
superiores. Como parte de su estructura organizativa, el Departamento de
Servicios Escolares cumple una función estratégica en la
gestión de trámites académicos, estos procesos son
fundamentales para garantizar la continuidad académica, la validez
oficial de los estudios y la atención eficiente a la comunidad escol=
ar.
El entorno educativo en el que se inserta esta
investigación de estudio de caso, se caracteriza por una creciente
demanda de modernización administrativa, impulsada por los avances
tecnológicos, las políticas de transformación digital y
las expectativas de los usuarios. Sin embargo, esta necesidad de cambio se
enfrenta a diversos desafíos estructurales.
Datos relevantes
Con el fin de comprender la problemática
abordada, se identificaron una serie de datos relevantes que permitieron
caracterizar el entorno institucional, los actores involucrados y los proce=
sos
administrativos evaluados. Las oportunidades identificadas, fueron la dispo=
sición
institucional para el cambio, interés de los usuarios en aplicar los
servicios digitales, la posibilidad de replicar modelos exitosos y mejorar =
en
eficiencia y sostenibilidad.
La institución se encuentra ubicada en =
una
zona urbana con amplia demanda escolar, los estudiantes provienen, en su
mayoría, de familias con condiciones socioeconómicas estables=
y
con un entorno escolar donde sus padres culminaron alguna licenciatura, este
contexto familiar se caracteriza por el acompañamiento en la trayect=
oria
educativa de los jóvenes, así como el acceso a recursos que l=
es
permiten continuar su formación técnica y académica en=
un
ambiente propicio para su aprendizaje.
La presencia de valores como el esfuerzo, la
responsabilidad y el interés por la superación personal es
común entre los estudiantes, lo cual se refleja en su
participación activa en actividades escolares y en su disposici&oacu=
te;n
para adaptarse a los procesos de transformación institucional, como =
la
digitalización sostenible.
El personal encargado del Departamento de
Servicios Escolares se encuentra en la mejor disposición de ofrecer =
un
servicio de calidad, mostrando compromiso, responsabilidad y atención
hacia la comunidad estudiantil. Cabe destacar que algunos de los colaborado=
res
cuentan con estudios superiores universitarios, lo que contribuye
significativamente a la capacidad técnica y administrativa del
área. Su preparación académica, junto con la experienc=
ia
adquirida en el ejercicio de sus funciones, representa un recurso valioso p=
ara
la implementación de procesos de mejora, como la transición h=
acia
la digitalización sostenible.
METODOLOGÍA
La principal finalidad al emprender el Estudio=
de
caso es investigar la factibilidad, es decir la posibilidad real de que se
lleve a cabo o implemente con éxito la Digitalización sosteni=
ble
en Servicios Escolares en una Institución Educativa
Pública.
El tipo de estudio de caso utilizado en el
presente artículo es Instrumental, se escoge para estudiar un tema o=
una
pregunta de la investigación determinada de otros ámbitos, es
decir, el caso se elige para conseguir entender otra cosa. (Simons, 2012, 3=
6)
El Estudio de Caso y como han señalado
varios autores (GOMM y cols., 2004: MERRIAM, 1988; STAKE, 199=
5),
tiene distintos significados para las diferentes personas y disciplinas. En=
su
intento de caracterizar lo que es el estudio de caso, algunos autores empie=
zan
por compararlo con otros sistemas de investigación social. Por
ejemplo, en GOMM y cols,
(2004, págs. 24) se señala que el término se emplea pa=
ra
identificar una forma específica de indagación que contrasta =
con
el experimento o la encuesta social en varias dimensiones, la más
importante de las cuales es el número de casos investigados y la
cantidad de información detallada recogida sobre cada uno. Otros ele=
mentos
de comparación son el grado de control sobre las variables/temas
investigados, el tipo de datos y la forma de analizarlos, y cómo se
realizan las inferencias. En el estudio de caso, los datos a menudo no
están estructurados, el análisis es cualitativo, y el objetiv=
o es
comprender el propio caso, y no generalizar a toda una población
(págs. 24).
Después de revisar algunas definiciones=
de
lo que es un Estudio de caso, la más entendible es la que define YIN
(1994) un Estudio de caso, es una indagación empírica que
investiga un fenómeno actual en su auténtico contexto, en
especial cuando los límites entre el fenómeno y el contexto no
son claramente evidentes (pág. 13).
Sin embargo, dado que no siempre es posible
distinguir entre el fenómeno y el contexto en situaciones
“auténticas”, YIN señala que la definición
técnica incorpora otras características. La indagación=
con
estudio de caso analizaría las muchas variables del interés, =
se
abastecería de múltiples fuentes de pruebas, y
“daría prioridad al desarrollo de proposiciones teóricas
para orientar la recolección de datos” (pág. 13). En es=
ta
definición, el estudio de caso no se define por el objeto ni la
particularidad, sino que es una estrategia de investigación exhausti=
va,
que incorpora sistemas específicos de recogida y análisis de
datos para investigar los fenómenos en contextos auténticos.
(Simons, 2012)
Se utilizó el instrumento de formulario=
y
entrevista personal, para conocer lo que saben, piensan, aplican, realizan,
llevan a cabo, etc., dentro del departamento para dar atención a los
alumnos, padres de familia y docentes.
Diseño del estudio
El tipo de estudio que se utilizó para
llevar a cabo la investigación fue por medio de estudio de caso
instrumental, centrado en Servicios Escolares, dentro de una instituci&oacu=
te;n
educativa pública de nivel medio superior, en la que por medio de la
observación y encuestas se adquirió la información, mi=
sma
que sirvió para conocer las opiniones, sentimientos y limitaciones e=
ntre
otras, de las personas involucradas en llevar a cabo la gestión de
Servicios Escolares, permitiendo comprender cómo se implementa la
digitalización y qué impacto tiene la gestión escolar.
Adoptando un enfoque cualitativo, orientado a la comprensión de proc=
esos
en la transformación digital de los servicios escolares. =
Participantes
La descripción de los sujetos de estudi=
o,
son personas que trabajan y pertenecen al Departamento de Servicios Escolar=
es,
con edad de entre los 28 y 42 años, entre mujeres y hombres, con niv=
el
académico de bachillerato y licenciatura concluida, y lugar de orige=
n de
la ciudad, el criterio de selección fue porque son las personas que =
se
encargan de llevar a cabo los procesos y atención a estudiantes dent=
ro
del departamento.
Los sujetos involucrados para llevar a cabo el=
estudio
de caso dentro del área de Servicios Escolares, está conforma=
do
por el personal Directivo como son el Director (=
a),
Subdirector (a), Jefa del Departamento de Servicios Escolares y Jefe de Con=
trol
escolar, también está el personal Administrativo (coordinador=
es y
auxiliares).
Los cuales ejecutan tareas operativas com=
o la
captura de datos, gestión de expedientes, emisión de document=
os
oficiales (constancias, certificados, boletas), y atención directa a
estudiantes, padres de familia y docentes. Quienes son el primer contacto e=
n la
atención al público.
El encargado de validar procesos de
inscripción, reinscripción, acreditación y
certificación, supervisa la integridad de los registros
académicos y se coordina con otras áreas para garantizar la
interoperabilidad de los sistemas de información.
El personal de Servicios Escolares suele contar
con formación técnica o profesional en áreas como
administración, informática, gestión educativa o afine=
s.
En el contexto de la digitalización sostenible, se requiere que
desarrollen competencias digitales, habilidades de atención al usuar=
io,
manejo ético de la información y capacidad de adaptació=
;n
al cambio.
Procedimientos de muestreo
Primero, se realizó un análisis
documental del Manual de organización del Centro de Estudios, del
Departamento de Servicios Escolares, el personal encargado del área =
de
Control Escolar debe llevar a cabo y desarrollar los procesos de
inscripción, reinscripción, acreditación,
certificación y titulación de los alumnos del plantel, de acu=
erdo
con las normas y lineamientos establecidos por la Dirección General.=
Debe formular el programa de actividades como =
el
cuadro de necesidades de la oficina y presentarlos al Departamento de Servi=
cios
Escolares, para lo conducente.
Verificar que los documentos comprobatorios de=
los
alumnos cumplan con los requisitos establecidos. Integrar los expedientes de
los alumnos, elaborar y mantener actualizado el registro de alumnos y el
resultado de sus evaluaciones, de acuerdo con los procedimientos de control
escolar. (Pública, 1999)
Elaborar y mantener actualizado el registro de
alumnos y el resultado de sus evaluaciones, de acuerdo con los procedimient=
os
de control escolar. Elaborar los listados de materias y grupos, así =
como
distribuirlos al personal docente del plantel. Integrar la informació=
;n
relativa al registro y control escolar, en los términos y calendarios
establecidos por la dirección. Legalizar la documentación del
alumno que así lo requiera, de acuerdo con las normas establecidas p=
or
la dirección. Participar en la difusión de la convocatoria,
entrega de solicitudes y control de la documentación para el
otorgamiento de becas a los alumnos del plantel. Informar a las autoridades
correspondientes acerca de los alumnos cuya situación social amerite
otorgamiento o suspensión de la beca escolar. (Pública, 1999)=
Proporcionar al alumnado la información
aclaratoria de las incongruencias que se presenten en el registro de
calificaciones. Orientar a los alumnos que lo soliciten, acerca de los
trámites de cambio de adscripción o de carreras y
revisión, revalidación o equivalencia de estudios. Elaborar l=
os
certificados de grado y de ciclo, de acuerdo con los procedimientos
establecidos en el Manual de Control Escolar. Gestionar la documentaci&oacu=
te;n
que requiera el alumnado para obtener el título profesional y tramit=
ar
su legalización ante la Dirección General. (Pública, 1=
999)
Segundo, se contactó a los sujetos
involucrados para invitarlos a participar en el presente proyecto, determin=
ando
el tamaño de la muestra a doce integrantes, y a la vez conocer sobre=
sus
inquietudes, comentarios, intereses, desacuerdos y opiniones respecto a la
Digitalización Sostenible en Servicios Escolares, departamento donde=
se
encuentran laborando, atendiendo a alumnos, padres de familia y algunos
docentes.
Tercero se llevaron a cabo las entrevistas
semiestructuradas, por medio de un formulario de Google, el cual contiene d=
oce
preguntas abiertas y seis preguntas cerradas tipo Likert y las entrevistas
también se realizaron en diferentes ocasiones por medio de
pláticas, conversaciones y observación de las personas
involucradas.
Como finalización del presente estudio =
de
caso, se revisaron y analizaron las entrevistas, por medio del estudio no
experimental para saber qué es lo que piensan, cuál es su sen=
tir,
y que mejoras sugieren para encontrarse en su entorno laboral motivados y
productivos.
Consideraciones éticas
Las consideraciones éticas que se tuvie=
ron
fueron el consentimiento, privacidad, confidencialidad, respeto a la autono=
mía,
uso responsable de la información, transparencia en el proceso.
Su manejo fue por medio del contacto previo a =
los
participantes, para explicarles el proyecto y obtener su aceptación,=
se
utilizó un formulario seguro (Google Forms) y se garantizó qu=
e las
respuestas fueran tratadas de manera confidencial, no se mencionan nombres =
ni
datos personales en los resultados. Las observaciones se realizaron en el
contexto laboral sin afectar la dinámica ni la integridad de los
participantes, toda la información se destinó al análi=
sis
del estudio, respetando los principios de investigación de estudio de
caso.
Análisis de datos
WOLCOTT (1994) distingue tres formas de organi=
zar
e interpretar los datos cualitativos — la descripción, el
análisis y la interpretación— para destacar las
muchísimas maneras distintas posibles de transformar los datos y de
abordar las diferentes cuestiones. La descripción trata la
cuestión —lo que esté ocurriendo— sin alejarse de=
los
datos tal como se registraron originalmente.
El análisis examina la cuestión =
de
cómo funcionan las cosas o por qué no funcionan, trascendiend=
o de
lo puramente descriptivo para identificar de forma sistemática los
factores, las relaciones, los temas y los patrones clave de los datos.
La interpretación se centra en la princ=
ipal
pregunta que genera significado: “¿Qué hay que hacer con
todo esto?” El objetivo aquí es ir más allá de
“lo que se puede explicar con el grado de certeza normalmente asociado
con el análisis” (pág. 11), para llegar a comprender lo=
que
“trasciende de los datos factuales y los análisis escrupulosos=
, y
empezar a investigar qué deba hacerse con ellos” (pág. =
36).
(Simons, 2012, 157).
Figura 1
![](3D"1491_Martinez_archivos/image006.gif")
Formas de organ=
izar
e interpretar los datos cualitativos
Fuente: WOLCOT T
. (N. del E.)
Se realizó un análisis
temático de las respuestas abiertas que describe que el personal del
área de Control Escolar, perciben que la herramienta que se
implementó para facilitar el trabajo se encuentra aún con alg=
unas
fallas, aparte de que no han recibido la capacitación correcta y
necesaria para su utilización, llegando en ocasiones a desanimarse e=
n su
uso, pensando en regresar al manejo de la información como anteriorm=
ente
lo venían haciendo.
Analizando la situación se examina
cómo funcionan las cosas o porque no funcionan, y se observa que la
herramienta destinada para facilitar las actividades, trámites y
atención, en ocasiones no proporciona lo necesario para dar
atención o solventar las necesidades del área.
Solicitando continuamente el apoyo del creador=
de
la herramienta, retrasando con ello el trabajo o servicio puesto que hay que
esperar a que se atienda el llamado y se dé solución, generan=
do
con ello el desánimo del personal involucrado para llevar a cabo esas
actividades.
La interpretación sobre que hay que hac=
er
con todo esto, es que se debe solicitar capacitación constante o gen=
eral
donde a la vez se otorgue un manual de procedimientos y así tenerlo =
a la
vista para cualquier consulta y no esperar a ser atendidos para dar alguna
solución.
RESULTADOS
Presentación de los datos de las
entrevistas abiertas, esta información se recopiló por medio =
del
formulario de Google del período de agosto a octubre del año
2025, empleando Google Formulario.
El número total de respuestas fueron do=
ce,
el resultado más llamativo que emerge de los datos son los que se
muestran en las tablas adjuntas.
Tabla 1
Aspectos y descripción de resultados,
preguntas 1 a la 6
|
Tema |
Aspecto |
Porcentaje |
Descripción |
|
1.
Transformación digital de trámites |
Prioridad
principal |
50% |
Digitalización
de documentos, agilización de trámites y expedientes. |
| Sostenibilidad
ambiental |
33% |
Reducción
del impacto ecológico y uso responsable de tecnología. |
|
| Herramientas
digitales |
16% |
Mejora
en organización y creatividad mediante plataformas digitales. |
|
|
2.
Percepción del impacto |
Positivo |
50% |
Rapidez,
practicidad, menos papel, mejor control de información. |
| Mixto |
33% |
Mejora
reconocida, pero con limitaciones (energía, implementación)=
. |
|
|
Negativo |
8% |
Digitalización
complica algunos procesos. |
|
|
Económico |
8% |
Nuevos
modelos y patrones productivos. |
|
|
3.
Criterios sostenibles aplicados |
Sí |
50% |
Reducción
de papel y uso de TIC. |
| Parcial
/ Regular |
33% |
Avances
con falta de capacitación e implementación uniforme. |
|
| No |
16% |
Persisten
prácticas no sostenibles y falta de formación. |
|
|
4.
Beneficios percibidos |
Eficiencia
y rapidez |
41% |
Agiliza
tareas, reportes y atención a estudiantes. |
| Control
de información |
16% |
Mejor
manejo de datos. |
|
| Reducción
de papel |
16% |
Ahorro
de insumos y sostenibilidad. |
|
| Otros |
— |
Comunicación
más fácil, reducción de costos, procesos simples. |
|
|
5.
Retos identificados |
Falta
de capacitación |
50% |
Necesidad
de formación continua. |
| Problemas
técnicos |
25% |
Internet,
equipos lentos, cortes de energía. |
|
| Otros |
— |
Desconocimiento,
resistencia cultural, baja eficiencia. |
|
|
6.
Necesidades actuales |
Capacitación
/ Cursos |
75% |
Formación
continua y práctica. |
| Equipo
tecnológico |
16% |
Mejor
infraestructura y equipos adecuados. |
|
| Soporte
técnico |
8% |
Asistencia
técnica eficiente y disponible. |
Fuente: elaboración propia.
Análisis e interpretación de los
resultados de la tabla 1
La prioridad en la transformación digit=
al
de trámites es (50%) reflejando una clara intención de modern=
izar
procesos administrativos. La sostenibilidad ambiental de (33%) muestra
compromiso con prácticas ecológicas. El uso de herramientas
digitales es de (16%) indicando interés en mejorar la
organización y creatividad laboral. La percepción del impacto
positivo es de (50%) ampliamente reconocido por su rapidez y practicidad. El
impacto mixto, (33%) señala limitaciones como la dependencia
tecnológica. El impacto negativo, (8%) refleja complicaciones en alg=
unos
procesos. La transformación económica, (8%) indica nuevos mod=
elos
productivos. La aplicación de criterios sostenibles es que el (50%)
considera que se han aplicado criterios sostenibles, principalmente por la
reducción de papel y uso de TIC. Un (33%) reconoce avances, pero
señala falta de capacitación. El (16%) cree que no se cumplen=
los
criterios por prácticas inadecuadas. Los beneficios recibidos en la
eficiencia y rapidez (41%) es el beneficio más valorado. El control =
de
información y la reducción de papel (16% cada uno) refuerzan =
la
gestión ordenada y ecológica. Otros beneficios incluyen mejor
comunicación, reducción de costos y simplificación de
procesos. Los retos identificados son la falta de capacitación, (50%=
) es
el principal obstáculo. Los problemas técnicos, (25%) reflejan
deficiencias en infraestructura. Otros retos incluyen resistencia cultural y
desconocimiento de herramientas. Y las necesidades actuales en la
capacitación y cursos, (75%) son la necesidad más urgente.
También se requiere mejorar el equipo tecnológico (16%) y con=
tar
con soporte técnico eficiente (8%).
Tabla 2
Aspectos y descripción de resultados,
preguntas 7 a la 12
|
Tema |
Aspecto |
Porcentaje |
Descripción |
|
7.
Acciones sostenibles aplicadas |
Reducción
de papel y mejora de procesos |
66% |
Minimizar
impresiones y optimizar flujos digitales. |
| Capacitación |
16% |
Educación
digital para aplicar correctamente prácticas sostenibles. |
|
| Otros
aspectos |
— |
Gestión de residuos y comunicación interna también son relevantes.<= o:p> | |
|
8.
Obstáculos identificados |
Resistencia
al cambio |
25% |
Adaptación
a nuevas herramientas y procesos. |
| Falta
de capacitación y problemas técnicos |
33% |
Necesidad
de formación y soporte tecnológico. |
|
| Otros
retos |
— |
Equipo
insuficiente y falta de comunicación también son mencionado=
s. |
|
|
9.
Oportunidades percibidas |
Reducción
de tiempos |
33% |
Agilizar
trámites y disminuir esperas. |
| Mejora
en atención y eficiencia |
33% |
Optimizar
la experiencia de alumnos y padres. |
|
| Otros
aspectos |
— |
Comunicación,
capacitación y uso de recursos visuales también son
mencionados. |
|
|
10.
Acciones futuras |
Capacitación
y digitalización completa |
66% |
Formación
continua y migración total a procesos digitales. |
| Reducción
de papel y mantenimiento |
33% |
Mejorar
la sostenibilidad. |
|
| Optimización
energética |
8% |
Configurar
dispositivos para ahorrar energía. |
|
|
11.
Expectativas a futuro |
Eficiencia
y actualización tecnológica |
66% |
Rapidez,
reducción de errores y mantenerse al día con nuevas
tecnologías. |
| Total digitalización |
16% |
Trámites
completamente en línea. |
|
| Otros
aspectos |
— |
Comunicación
personalizada y sostenibilidad también son relevantes. |
|
|
12.
Cambios esperados |
Digitalización
total, reducción de papel y mejora en comunicación |
75% |
Procesos
más ágiles y sostenibles. |
| Capacitación
continua |
16% |
Adaptarse
a nuevas herramientas. |
|
| Uso
de plataformas eficientes |
8% |
Integrar
sistemas que conecten todas las áreas. |
Fuente: elaboración propia.
Análisis e interpretación de los
resultados de la tabla 2
En las acciones sostenibles aplicadas, la
reducción de papel y mejora de procesos (66%) es la acción
más destacada, enfocada en minimizar impresiones y optimizar flujos
digitales. La capacitación (16%) resalta la necesidad de
educación digital para aplicar correctamente prácticas sosten=
ibles.
También se mencionan aspectos como la gestión de residuos y la
comunicación interna. Los obstáculos identificados es la
resistencia al cambio (25%) es el obstáculo más frecuente,
relacionado con la adaptación a nuevas herramientas y procesos. La f=
alta
de capacitación y problemas técnicos (33%) indican la necesid=
ad
de formación y soporte tecnológico. Otros retos incluyen equi=
po
insuficiente y falta de comunicación. Las oportunidades percibidas s=
on
la reducción de tiempos (33%) es la oportunidad más destacada,
relacionada con agilizar trámites y disminuir esperas. La mejora en
atención y eficiencia (33%) se percibe como clave para optimizar la
experiencia de alumnos y padres. También se mencionan aspectos como =
la
comunicación, capacitación y uso de recursos visuales. Las
acciones futuras son la capacitación y digitalización completa
(66%) son las acciones más mencionadas, enfocadas en formación
continua y migración total a procesos digitales. La reducción=
de
papel y mantenimiento (33%) también son relevantes para mejorar la
sostenibilidad. Se sugiere la optimización energética (8%)
mediante la configuración de dispositivos.
Las expectativas a futuro son la eficiencia y
actualización tecnológica (66%) son las expectativas má=
;s
mencionadas, enfocadas en rapidez, reducción de errores y mantenerse=
al
día con nuevas tecnologías. La total digitalización (1=
6%)
proyecta un futuro con trámites completamente en línea.
También se consideran relevantes la comunicación personalizad=
a y
la sostenibilidad. Y los cambios esperados son la digitalización tot=
al,
reducción de papel y mejora en comunicación (75%) son los cam=
bios
más mencionados, reflejando la necesidad de procesos más
ágiles y sostenibles. La capacitación continua (16%) se consi=
dera
clave para adaptarse a nuevas herramientas. El uso de plataformas eficientes
(8%) busca integrar sistemas que conecten todas las áreas.
Presentación de los datos de las
entrevistas tipo LINKERT, la presente
información se recopiló por medio del formulario de Google del
período de agosto a octubre del año 2025. El número to=
tal
de respuestas fueron seis, a continuación, se muestran los resultados
más relevantes.
Como se observa en el gráfico 1 existe =
una
alta conformidad (66.7%), con los cambios tecnológicos implementados=
en
Servicios Escolares.
Gráfico 1
![](3D"1491_Martinez_archivos/image008.gif")
Primera pregunta
del instrumento
Fuente: elaboración propia.
El gráfico 2 expone que la mayorí=
;a
del personal (66.7%) se siente preparado para trabajar con herramientas
digitales, aunque hay algunas áreas que requieren atención.
Gráfico 2
![](3D"1491_Martinez_archivos/image010.gif")
Segunda pregunta
del instrumento
Fuente: elaboración propia.
El siguiente gráfico ilustra que la
mayoría del personal (50%) no está completamente seguro de ha=
ber
recibido capacitación suficiente, y existe una proporción
significativa que considera que la capacitación ha sido insuficiente=
.
Gráfico 3
![](3D"1491_Martinez_archivos/image012.gif")
Tercera pregunta
del instrumento
Fuente: elaboración propia.
El gráfico superior muestra que la
mayoría (41.7%) percibe que el uso de tecnologías digitales
sí ha contribuido a reducir el uso de papel y otros recursos
físicos.
Gráfico 4
Cuarta pregunta del instrumento
![](3D"1491_Martinez_archivos/image014.gif")
Fuente: elaboración propia.
Se observa en la gráfica que la
mayoría (50%) detecta que sí se promueve una cultura de
sostenibilidad vinculada a la digitalización, aunque existen opinion=
es
divididas que reflejan áreas de mejora.
Gráfico 5
Quinta pregunta del instrumento
Fuente: elaboración propia.
Se puede ver que, en la siguiente gráfi=
ca,
la percepción sobre la digitalización como herramienta para m=
ayor
equidad y transparencia es muy positiva (50%).
Gráfico 6
Sexta pregunta del instrumento
![](3D"1491_Martinez_archivos/image018.gif")
Fuente: elaboración propia.
DISCUSIÓN
Interpretación de los resultados y su
relación con la literatura existente.
Este estudio confirma que la Digitalizaci&oacu=
te;n
Sostenible, como la adopción de tecnología digital, que sirve=
en
los procesos de Servicios Escolares para mejorar la eficiencia y
atención, reducción del uso de papel y promover prácti=
cas
responsables con el medio ambiente, se asocia con el concepto de sostenibil=
idad
como bien ha demostrado el Autor (Smowltech, 20=
23).
Se percibe como una estrategia eficiente para reducir tiempos, costos y uso=
de
papel, aunque se requiere mejorar la infraestructura y capacitación.=
La mayoría entiende a la
digitalización sostenible como; Transformación de trám=
ites
y documentos físicos a digitales, uso de herramientas digitales para
mejorar eficiencia y organización, optimizando el trabajo diario, co=
mo
prácticas que reducen el impacto ambiental y como un enfoque integral
que combina tecnología con responsabilidad social y ambiental.
Es alentador comparar los resultados con los d=
el
Autor (Davis, 1989), quien sugiere que la implementación exitosa de
herramientas digitales depende de factores como la percepción de
utilidad. Se reconoce su implementación en diversas áreas, au=
nque
se requiere mayor dominio por parte del personal. El impacto de la
digitalización se percibe principalmente de manera positiva, en
términos de rapidez, eficiencia y control de información,
reduciendo tiempos, gastos y uso de papel, facilitador de procesos, aunque =
con
limitaciones técnicas (falta de luz e internet y soporte insuficient=
e),
transformador a nivel institucional generando cambios en la forma de trabaj=
ar y
en la cultura organizacional, necesidad de mayor implementación y
soporte técnico para consolidar beneficios.
Este hallazgo apoya la investigación pr=
evia
de (Smowltech, 2023), que menciona que la
sostenibilidad es mantener o conservar durante mucho tiempo los recursos
tecnológicos. Se cree que la digitalización puede contribuir =
a la
sostenibilidad ambiental mediante la reducción del uso de papel y el
ahorro energético, aunque también se mencionan preocupaciones
sobre el impacto ambiental de la tecnología. La mayoría consi=
dera
que se han implementado criterios sostenibles, principalmente por la
reducción del uso de papel, sin embargo, persisten retos importantes
como la falta de capacitación, procesos que siguen siendo manuales, y
ausencia de uniformidad en la adopción de las herramientas digitales,
algunas respuestas muestran desconocimiento o falta de claridad sobre el
concepto de sostenibilidad digital, lo que indica necesidad de
sensibilización.
Estos resultados apoyan aún más =
la
idea del autor (Santos, 2024), el menciona que las herramientas digitales
permiten una colaboración más efectiva entre los miembros de =
la
comunidad educativa, lo que resulta en un aprendizaje más enriqueced=
or.
Se percibe como un beneficio indirecto de la digitalización,
especialmente en la reducción del uso de papel y el ahorro energ&eac=
ute;tico.
Se valora la importancia de mantener bases de datos digitales actualizadas y
seguras. La digitalización de expedientes ha sido útil para
agilizar procesos como inscripciones y consultas de información. Los
beneficios más observados son el ahorro de tiempo y mayor rapidez en=
los
procesos, eficiencia y simplificación del trabajo, mejor control y
acceso a la información, reducción de uso de papel, mejor
comunicación y experiencias interactivas, especialmente con estudian=
tes.
Análisis de los aspectos relevantes del
caso
Impulso a la sostenibilidad institucional. La
digitalización de los servicios escolares permite reducir el uso de
papel, optimizar recursos humanos y mejorar la trazabilidad de procesos
administrativos. Según (Santos, 2024), las herramientas digitales
permiten una colaboración más efectiva entre los miembros de =
la
comunidad educativa, lo que resulta en un aprendizaje más enriqueced=
or.
Transformación de la cultura
organizacional: La adopción de herramientas digitales exige un cambio cultu=
ral
dentro de las instituciones, que incluye la capacitación continua del
personal y la promoción de una actitud abierta hacia la
innovación. Esto coincide con los planteamientos de (Benavides-Moren=
o et
al., 2019) quien destaca que, desde estos puntos de vista, alcanzar la cali=
dad
educativa es un proceso arduo y complejo en el cual debe reconocerse las
necesidades sociales de la población a la que se atiende, con la
finalidad de lograr la reducción de las brechas existentes dentro de=
los
contextos en los que se encuentran inmersas estas instituciones.
Equidad en el acceso a servicios escolares: La
digitalización puede mejorar la equidad en el acceso a trámit=
es
escolares, pero también plantea el reto de cerrar la brecha digital.=
La
UNESCO (s.f.) destaca que la transformación digital en educaci&oacut=
e;n
debe estar alineada con los Objetivos de Desarrollo Sostenible, promoviendo=
la
equidad y la calidad educativa.
Relevancia para la formulación de
políticas educativas: Este estudio aporta evidencia útil para el diseño de
políticas públicas que promuevan la transformación dig=
ital
con enfoque sostenible. En el contexto educativo, esta transformación
debe adaptarse a las necesidades reales de los usuarios —alumnos,
docentes, padres de familia— y al entorno institucional, promoviendo
soluciones tecnológicas que sean accesibles, eficientes y sostenible=
s a
largo plazo (Smowltech, 2023).
Escalabilidad del modelo: La experiencia
documentada en este estudio de caso puede ser replicable en otras instituci=
ones
educativas públicas, siempre que se adapten a sus contextos
específicos. autores como Smowltech (s.f=
.)
enfatizan la importancia de una adopción tecnológica responsa=
ble
que contemple eficiencia energética, accesibilidad y equidad digital.
(UNESCO, 2024).
Discusión de limitaciones y posibles
sesgos.
A pesar de los hallazgos relevantes obtenidos =
en
esta investigación, es importante reconocer ciertas limitaciones y
posibles sesgos que deben considerarse al interpretar los resultados y al
valorar su aplicabilidad en otros contextos.
Alcance limitado del estudio: La
investigación se centró en un único departamento de una
Institución Educativa Pública, lo que restringe la posibilida=
d de
generalizar los resultados a otras instituciones. Las diferencias en
infraestructura tecnológica, prácticas administrativas, cultu=
ra
organizacional y contexto socioeconómico pueden influir
significativamente en la implementación y sostenibilidad de procesos=
de
digitalización, por lo que se recomienda cautela al extrapolar los
hallazgos.
Muestra reducida: La participación se limitó=
; a
personal administrativo y directivo, excluyendo a otros actores clave como
estudiantes, docentes y padres de familia. Esta limitación puede hab=
er
sesgado la percepción de los resultados, al no considerar la diversi=
dad
de experiencias y necesidades de todos los involucrados en los procesos
escolares.
Temporalidad acotada: El estudio se desarrolló durant=
e un
periodo específico (agosto a octubre del año 2025), lo que im=
pide
observar variaciones estacionales o cambios a lo largo del año escol=
ar.
La dinámica institucional puede modificarse en función de
factores como el calendario académico, procesos administrativos o
eventos extraordinarios.
Limitaciones tecnológicas no abordadas =
en
profundidad: Aunque se reconoce la importancia de la infraestructura digital par=
a la
sostenibilidad de los procesos, el estudio no profundizó en aspectos
técnicos como conectividad, disponibilidad de equipos, ni calidad del
software utilizado. Estos factores son determinantes para el éxito de
cualquier iniciativa de digitalización y su omisión representa
una limitación significativa.
Ausencia de evaluación longitudinal: La
investigación no contempló un seguimiento a largo plazo que
permitiera evaluar el impacto sostenido de la digitalización en
términos de eficiencia operativa, satisfacción de los usuario=
s y
sostenibilidad ambiental. Estudios futuros deberían considerar
metodologías longitudinales que permitan observar la evolució=
n de
estos indicadores en distintos momentos y contextos.
Recomendaciones
Para mitigar las limitaciones identificadas y
fortalecer los procesos de digitalización en instituciones educativas
públicas, se recomienda: Implementar programas de formación
continua en el uso de herramientas digitales, dirigidos a todos los actores
institucionales. Mejorar la infraestructura tecnológica y garantizar
soporte técnico adecuado. Así como fomentar una cultura digit=
al
colaborativa y sostenible que promueva el uso eficiente de recursos, la red=
ucción
de tiempos y costos, así como el uso responsable del papel.
Implicaciones clínicas, educativas, o
relevantes para la disciplina
Los hallazgos y limitaciones identificados en =
este
estudio ofrecen valiosas reflexiones para el campo de la gestión edu=
cativa
y la transformación digital en instituciones públicas. En pri=
mer
lugar, se destaca la necesidad de desarrollar marcos teóricos y
metodológicos que consideren la diversidad institucional y contextua=
l,
evitando generalizaciones que no contemplen las particularidades de cada
entorno educativo.
Finalmente, las recomendaciones derivadas del
estudio apuntan a la necesidad de fortalecer la formación digital del
personal educativo y administrativo, así como de promover una cultura
organizacional que valore la colaboración, la sostenibilidad y la me=
jora
continua. Estas implicaciones pueden orientar tanto la práctica
profesional como el desarrollo de políticas públicas en el
ámbito educativo.
CONCLUSIONES
Resumen de los principales hallazgos
Aunque el presente estudio se basa en una mues=
tra
pequeña de participantes, los resultados obtenidos permitirán=
que
este estudio de caso evidencie, que la Digitalización Sostenible en =
el
Departamento de Servicios Escolares de una Institución Educativa
Pública no solo es viable, sino que también es altamente
beneficiosa en términos de eficiencia administrativa, sostenibilidad
ambiental y mejora en la calidad del servicio. La implementación de
herramientas digitales contribuyó a la reducción del uso de
papel, la optimización de tiempos y recursos, y la mejora en la
accesibilidad de los trámites escolares.
Asimismo, se identificaron elementos clave que
sirven de base para lograr con éxito la implementación de las
herramientas digitales en los procesos escolares, así como el compro=
miso
que deben mostrar los directivos institucionales, la implementación
continua de la capacitación del personal y la adaptación
tecnológica. No obstante, también se reconocieron desaf&iacut=
e;os
importantes, como la resistencia al cambio, la brecha digital y la necesida=
d de
infraestructura adecuada.
Este estudio reafirma la importancia de aborda=
r la
digitalización desde una perspectiva integral, que considere no
sólo los aspectos técnicos, sino también el capital
humano, los procesos organizacionales y sociales. Los hallazgos pueden serv=
ir
como base para futuras investigaciones, así como para el diseñ=
;o
de políticas públicas que promuevan una transformación
digital equitativa, sostenible y contextualizada en el ámbito educat=
ivo,
que permita el involucramiento de todo el personal en general dentro de las
instituciones educativas, pertenecientes a dependencias gubernamentales.
Conclusiones derivadas del estudio de caso
En suma, la digitalización sostenible e=
n el
Departamento de Servicios Escolares representa una oportunidad
estratégica que impulse al fortalecimiento de la gestión
educativa en una institución pública, que permita avanzar hac=
ia
modelos más responsables con el medio ambiente, para alcanzar a
responder de manera más eficiente y oportuna a las necesidades que
demande toda la comunidad escolar.
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noviembre, 2025, Volumen VI, Número 6 p 566.
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