DOI: https://doi.org/10.56712/latam.v7i1.5367
Creación de un Proceso de
Regulación de la Gestión de Documentos del TecNM-Instituto
Tecnológico de La Paz
Creation of a
Document Management Regulation Process at TecNM=
-Institute
Techonology of La Paz
Aurora <=
span
class=3DSpellE>Yosseline Hirales Gómez
l21310654@lapaz.tecnm.mx
https://orcid.org/0009-0009-7605-2337
TecNM-Instituto
Tecnológico de La Paz
La Paz, B.C.S. – México
Silvia D=
enis
Moreno Monrroy
L21310103@lapaz.tecnm.mx
https://orcid.org/0009-0007-9377-0598
TecNM-Instituto
Tecnológico de La Paz
La Paz, B.C.S. – México
Iv&aacut=
e;n
Rafael Paredes Molina
https://orcid.org/0009-0002-7685-5235
TecNM-Instituto
Tecnológico de La Paz
La Paz, B.C.S. - México
Mar&iacu=
te;a
Olivia Vergara Garibaldi[1]
https://orcid.org/0009-0001-9472-5218
TecNM –
Instituto Tecnológico de La Paz
La Paz, B.C.S. – México
Artículo recibido: 17 de octubre=
de
2025. Aceptado para publicación: 20 de febrero de 2026.
Conflictos de Interés: Ninguno que declarar.
Resumen
El presente trabajo tiene el objetivo de realizar una propuesta par=
a la
creación de un proceso de regulación documental del Instituto
Tecnológico de La Paz, de acuerdo con los lineamientos establecidos =
por
la Norma 15489-1:2001. Esta investigación está desarrollada en
base a un enfoque descriptivo y aplicado, utilizando estrategias metodol&oa=
cute;gicas
como lo son la observación directa, el análisis documental y
entrevistas con personal del Departamento de Gestión Tecnológ=
ica
y Vinculación. Estas herramientas han permitido identificar deficien=
cias
sobre el manejo, control y conservación de los documentos que se
resguardan en la Institución. Como resultado final de este trabajo d=
io,
un modelo de gestión documental adaptado a las necesidades del
Instituto, el cual contiene políticas, procedimientos y nomenclaturas
que garantizan con gran seguridad la trazabilidad, autenticidad y
disponibilidad de la información para su consulta oportuna. Dentro de
los hallazgos con mayor relevancia se encuentra la falta de
estandarización en los procesos de documentación mandada a
archivo de trámite y archivo muerto, así como la necesidad de
implementar un sistema que pueda favorecer positivamente la eficiencia
administrativa y la transparencia institucional. Se concluye que la
aplicación de la ISO 15489-1 permitirá optimizar la
gestión documental, de igual modo mejorará la organizaci&oacu=
te;n
y administración interna, así mismo puede fortalecer la toma =
de
decisiones dentro de los distintos departamentos del Instituto
Tecnológico de La Paz. Esta propuesta sienta las bases para futuras
implementaciones de digitalización y preservación documental =
que
contribuyan al desarrollo sostenible de la Institución.
Palabras clave: archivo de trámite, documento, clasificación document=
al,
ISO
Abstract
The purpose of this paper is to propose the creation of a document
regulation process for the Technological Institute of La Paz, in accordance
with the guidelines established by Standard 15489-1:2001. This research is
developed based on a descriptive and applied approach, using methodological
strategies such as direct observation, document analysis, and interviews wi=
th
staff from the Department of Technological Management and Liaison. These to=
ols
have allowed for identifying deficiencies in the handling, control, and
preservation of the documents safeguarded by the Institution. As the final
result of this work, it provided a document management model adapted to the
needs of the Institute, which contains policies, procedures, and nomenclatu=
res
that ensure with high certainty the traceability, authenticity, and
availability of information for timely consultation. Among the most relevant
findings is the lack of standardization in the processes of documents sent =
to
the active and inactive archives, as well as the need to implement a system
that can positively enhance administrative efficiency and institutional
transparency. It is concluded that the application of ISO 15489-1 will opti=
mize
document management, likewise it will improve internal organization and
administration, and it can also strengthen decision-making within the vario=
us
departments of the Technological Institute of La Paz. This proposal lays the
groundwork for future implementations of document digitization and preserva=
tion
that contribute to the sustainable development of the Institution.
Keywords: administrative file, document, document
classification, ISO
<= o:p>
<= o:p>
<= o:p>
<= o:p>
<= o:p>
<= o:p>
Todo el contenido de LATAM Revista Latinoamerica=
na
de Ciencias Sociales y Humanidades, publicado en este sitio está
disponibles bajo Licencia Creative Commons.=
![](3D"0115_HiralesGomez_archivos/image004.jpg")
<=
o:p>
C=
ómo
citar: Hirales Gómez, =
A. Y.,
Moreno Monrroy, S. D., Paredes Molina, I. R., & Vergara Garibaldi, M. O.
(2026). Creación de un Proceso de Regulación de la Gesti&oacu=
te;n
de Documentos del TecNM-Instituto Tecnológico de La Paz. LATAM
Revista Latinoamericana de Ciencias Sociales y Humanidades 7 (1), 1610 R=
11; 1634.
https://doi.org/10.56712/latam.v7i1.5367
INTRODUCCIÓN
Contexto y Justificación
La gestión documental resulta ser un
elemento fundamental en las Instituciones públicas, ya que permite
garantizar que exista organización, control y conservación de=
la
información producida por las actividades administrativas,
académicas y legales. En el Instituto Tecnológico de La Paz, =
como
parte del Tecnológico Nacional de México (TecNM) la falta de =
un
proceso formal y sobre todo estandarizado para la gestión documental
causa complicaciones al desear localizar, resguardar archivos, perjudicando=
la
eficiencia y transparencia institucional. Por este motivo, se considera
necesario establecer un proceso de regulación documental basado en la
Norma ISO 15489-1:2001, la cual proporciona principios y directrices
internacionales para la gestión eficaz de los documentos durante su
ciclo de vida.
Diversos estudios reflejan la importancia de la
gestión documental para fortalecer a la administración
pública. La Norma ISO 15489-1:2001 ha sido aplicada en diversos
contextos, tanto educativos como gubernamentales, demostrando así su
utilidad para definir políticas claras, procedimientos controlados y
aumentar el nivel de responsabilidad en cuanto a la gestión de
información. Por su parte, Cruz Mundet (2015) señala que la
normalización y aplicación de normas internacionales como lo
pueden ser la ISO 15489 fortalecen la transparencia y conservan la memoria
institucional. Del mismo modo, Ojeda Bohórquez (2018) enfatiza que u=
na
gestión documental adecuada contribuye al cumplimiento de normas y a=
la
modernización administrativa en instituciones educativas.
Problema de Investigación
En el Instituto Tecnológico de La Paz, =
no
existe un proceso regulado, asimismo tampoco existe un sistema de control
documental regulado que realmente garantice la correcta administració=
;n
de los documentos generados por las diferentes áreas. Esto lleva a
duplicidad de información, pérdida de documentos, dificultade=
s en
la trazabilidad y falta de criterios uniformes para la clasificación,
archivo y conservación de los documentos internos.
Objetivos y Preguntas de Investigación<= o:p>
El Objetivo general consiste en generar una
propuesta creativa para la creación de un proceso de regulació=
;n
de la gestión documental para el Instituto Tecnológico de La =
Paz
con base en la Norma 15489-1:2001
Objetivos específicos
<=
span
style=3D'mso-list:Ignore'>●<=
span
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span
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span
style=3D'mso-list:Ignore'>●<=
span
style=3D'mso-list:Ignore'>●<=
span
style=3D'mso-list:Ignore'>●Tabla 1
Características y factores de la metodología de Sampi=
eri
(2014)
|
Características |
Método cualitativo |
|
Técnicas
de recolección |
Se
emplean observaciones abiertas, entrevistas semiestructuradas,
revisión de expedientes y documentos institucionales, así c=
omo
conversaciones y experiencias compartidas con el personal del Instituto.
Estas herramientas permiten identificar cómo se lleva actualmente =
la
gestión documental en el Departamento de Gestión
Tecnológica y Vinculación. |
|
Propósito |
Busca
comprender y representar la realidad de los procesos documentales, tal co=
mo
son percibidos y vividos por los actores dentro de la institución,=
con
el fin de diseñar una propuesta que se ajuste a sus necesidades. |
|
Carácter
holístico |
Se
analiza el sistema de gestión documental en su conjunto, considera=
ndo
tanto los procedimientos administrativos como los hábitos y
prácticas cotidianas del personal, sin fragmentar el estudio en pa=
rtes
aisladas. |
|
Marcos
de referencia |
Constructivismo,
fenomenología y enfoque interpretativo, ya que el análisis
parte de las experiencias de los trabajadores y de la forma en que
interactúan con los documentos institucionales. |
|
Punto
de partida |
Se
asume que existe una realidad documental que debe ser comprendida y mejor=
ada.
Esa realidad se construye a través de la interpretación de =
las
prácticas actuales y la percepción de los colaboradores. |
|
Realidad
a estudiar |
Reconoce
que hay diferentes visiones sobre la gestión documental dentro de =
la
institución, dependiendo del área y de las funciones de cada
persona. Por ello, el estudio considera múltiples perspectivas para
construir un diagnóstico integral. |
|
Metas
de la investigación |
Describir,
analizar e interpretar los procesos actuales de gestión documental,
para generar un entendimiento profundo que permita estructurar un modelo
regulador alineado a la Norma ISO 15489-1:2001. |
|
Lógica |
Se
aplica un razonamiento inductivo: a partir de los hallazgos particulares =
en
el departamento se establecerán conclusiones generales y propuesta=
s de
mejora. |
|
Uso
de la teoría |
La
teoría sirve como marco de referencia, en este caso la Norma ISO
15489-1:2001 y los principios de gestión documental, que
guiarán la interpretación de los datos. |
|
Diseño
de la investigación |
Flexible
y adaptable, construido conforme avance el análisis de las
prácticas documentales y la interacción con los trabajadores
del área de vinculación. |
|
Muestra |
Se
incluyen casos representativos dentro del Instituto, especialmente el
Departamento de Gestión Tecnológica y Vinculación, s=
in
buscar generalizar a todas las instituciones, sino comprender a detalle e=
sta
realidad particular. |
|
Recolección
de datos |
El
investigador es el principal instrumento de recolección. Se utiliz=
an
entrevistas, revisión de archivos y observación directa de
procesos, ajustando las técnicas conforme surja nueva
información. |
|
Características
del análisis |
-
Evolutivo, depende del tipo de información recopilada (textos,
testimonios, registros digitales o físicos). |
Fuente: Hernández Sampieri (2014)
Dado que la presente investigación se
desarrollará bajo un enfoque cualitativo, se hace necesario aplicar
técnicas que permitan obtener información de manera directa y
detallada sobre la situación actual de la gestión documental =
en
el Instituto Tecnológico de La Paz, particularmente en el Departamen=
to
de Gestión Tecnológica y Vinculación. Entre las
principales técnicas cualitativas se encuentran:
<=
span
style=3D'mso-list:Ignore'>●<=
span
style=3D'mso-list:Ignore'>●<=
span
style=3D'mso-list:Ignore'>●<=
span
style=3D'mso-list:Ignore'>●<=
span
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span
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span
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span
style=3D'mso-list:Ignore'>●<=
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style=3D'mso-list:Ignore'>●<=
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style=3D'mso-list:Ignore'>●<=
span
style=3D'mso-list:Ignore'>●<=
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style=3D'mso-list:Ignore'>●Gráfico =
1
![](3D"0115_HiralesGomez_archivos/image006.gif")
<=
![endif]>
Nombre del
departamento evaluado
Fuente: elaboración propia.
El gráfico muestra que las oficinas
encuestadas fueron: Servicios Social, Servicio Externo, Promoción
Profesional y Visita a Empresas. Esto refleja la participación de
distintas áreas clave dentro de la institución, todas son
conjunciones relacionadas con la vinculación académica y
profesional.
Tipo de funciones principales del área<= o:p>
![](3D"0115_HiralesGomez_archivos/image009.gif")
<=
![endif]>
Fuente: elaboración propia.
En el gráfico se observa que cada
área cumple con las actividades específicas: coordinaci&oacut=
e;n
de prácticas, servicio social, vinculación con empresas y
promoción profesional. Esto evidencia que los procesos documentales
varían según las responsabilidades de cada departamento.
Tipos de documentos generados
![](3D"0115_HiralesGomez_archivos/image011.gif")
<=
![endif]>
Fuente: elaboración propia.
El gráfico refleja que los documentos
más comunes son oficios, informes, contratos, requisiciones, actas,
manuales, correos electrónicos, formularios y documentos contables. =
Esto
confirma que la gestión documental incluye tanto proceso
administrativos como legales y académicos.
Formato de los documentos
![](3D"0115_HiralesGomez_archivos/image013.gif")
Fuente: elaboración propia.
El gráfico muestra que los archivos se
generan tanto en formato físico como digital esto señala la
existencia de un sistema híbrido que permite flexibilidad, pero
también puede generar duplicidad de registros dificultades de la
organización.
Software o plataformas utilizadas.
Fuente: elaboración propia.
El gráfico indica que utilizan
múltiples plataformas como Team, Classroom, Gmail, Outlook, Facebook y la página
oficial de la institución. Esto evidencia que no existe un sistema
único de gestión documental sino un uso disperso de herramien=
tas.
Información registrada en los documento=
s
![](3D"0115_HiralesGomez_archivos/image017.gif")
<=
![endif]>
Fuente: elaboración propia.
En el gráfico se observa que la
información más registrada son datos personales de estudiante=
s,
empresas, cuestionarios y registros de personas físicas y morales. E=
sto confirma
la presencia de información sensible que requiere protección
especial.
Registro de documentos creados o recibidos
![](3D"0115_HiralesGomez_archivos/image019.gif")
<=
![endif]>
Fuente: elaboración propia.
La tabla muestra que no existe un criterio
uniforme donde se registran los documentos. Cada área define su prop=
io
método, lo que puede generar desorganización y falta de
trazabilidad.
Cuadro de clasificación documental apro=
bado
![](3D"0115_HiralesGomez_archivos/image021.gif")
Fuente: elaboración propia.
El gráfico muestra que algunas oficinas
cuentan con un cuadro de clasificación, pero otras no. Esto demuestra
que el ordenamiento documental no está estandarizado en todas las
áreas
Actualización del cuadro de
clasificación
![](3D"0115_HiralesGomez_archivos/image023.gif")
<=
![endif]>
Fuente: elaboración propia.
El gráfico indica que en los casos donde
existe el cuadro de clasificación, no siempre se encuentra actualiza=
do,
lo cual representa una debilidad en el control documental.
Aplicación de niveles de seguridad
![](3D"0115_HiralesGomez_archivos/image025.gif")
<=
![endif]>
Fuente: elaboración propia.
La gráfica muestra que algunas á=
reas
se aplican medidas de seguridad, como contraseñas o resguardo
físico, mientras que otras no lo hacen. Esto evidencia falta de
homogeneidad en el resguardo documental.
![](3D"0115_HiralesGomez_archivos/image027.gif")
<=
![endif]>
Control de acce=
so a
documentos
Fuente: elaboración propia.
La gráfica refleja que no existe un
mecanismo único de control de acceso, lo que puede generar riesgo de
seguridad y pérdida de información
Controles de respaldo o cifrado en documentos
sensibles
![](3D"0115_HiralesGomez_archivos/image029.gif")
<=
![endif]>
Fuente: elaboración propia.
En el gráfico se observa que algunas
áreas cuentan con respaldos, pero otras no aplican medidas como el
cifrado, dejando vulnerables documentos críticos.
Documentos considerados sensibles o
críticos
![](3D"0115_HiralesGomez_archivos/image031.gif")
<=
![endif]>
Fuente: elaboración propia.
El gráfico señala como documento=
s sensibles:
contratos, convenios, datos personales, proyectos de investigación,
presupuesto e informes de prácticas. Esto muestra la importancia de
aplicar medidas de confidencialidad.
Calendario de conservación y
disposición documental &=
nbsp;
=
&nb=
sp; =
&nb=
sp; =
&nb=
sp; =
&nb=
sp; =
![](3D"0115_HiralesGomez_archivos/image034.gif")
<=
![endif]>
Fuente: elaboración propia.
El gráfico muestra que en algunas
áreas si existe un calendario de conservación, mientras que en
otras no, lo que refleja falta de uniformidad en los procesos.
Elaboración del calendario
Fuente: elaboración propia.
El gráfico refleja que los calendarios =
han
sido elaborados con distintos criterios: basados en legislación,
prácticas internas o asesoría externa. Esto muestra diversida=
d de
enfoques, pero no estandarización.
Destino de documentos al cumplir su ciclo de v=
ida
![](3D"0115_HiralesGomez_archivos/image038.gif")
<=
![endif]>
Fuente: elaboración propia.
En el gráfico se observa que los docume=
ntos
se destruyen, se envían al archivo muerto o se transfieren a archivos
históricos. Esto indica que no existe un procedimiento único.=
Sistemas o herramientas utilizadas actualmente=
![](3D"0115_HiralesGomez_archivos/image040.gif")
Fuente: elaboración propia.
La gráfica muestra que varias ár=
eas
no cuentan con sistemas especializados utilizando únicamente
archivadores físicos, carpetas compartidas o software institucional
básico.
Deficiencias o limitaciones del sistema actual=
![](3D"0115_HiralesGomez_archivos/image042.gif")
<=
![endif]>
Fuente: elaboración propia.
La tabla refleja que las principales deficienc=
ias
son de desorganización, falta de estandarización, duplicidad =
de
información y poca seguridad.
Riesgos identificados en los documentos
![](3D"0115_HiralesGomez_archivos/image044.gif")
<=
![endif]>
Fuente: elaboración propia.
La tabla muestra que los riesgos más
señalados son pérdida de información, acceso no autori=
zado
y la falta de respaldo de documentos críticos.
Existencia de política institucional de
gestión documental
![](3D"0115_HiralesGomez_archivos/image046.gif")
<=
![endif]>
Fuente: elaboración propia.
En el gráfico se observa que algunas
áreas sí cuentan con políticas, pero otras no. Esto re=
vela
una aplicación desigual en la institución.
Difusión de la política
institucional
![](3D"0115_HiralesGomez_archivos/image048.gif")
<=
![endif]>
Fuente: elaboración propia.
El gráfico refleja que, aunque algunas
áreas tienen políticas, no siempre están difundidas en=
tre
todo el personal, limitando su cumplimiento.
Lineamientos internos
![](3D"0115_HiralesGomez_archivos/image050.gif")
Fuente: elaboración propia.
El gráfico indica que en algunos casos
sí existen lineamientos de creación, almacenamiento, acceso y
eliminación de documentos, pero no son aplicados de manera uniforme.=
Capacitación en gestión document=
al
![](3D"0115_HiralesGomez_archivos/image053.gif")
Fuente: elaboración propia.
El gráfico muestra que algunos empleados
han recibido capacitación, mientras que otros no; esto refleja que la
formación no es continua ni generalizada.
Temas cubiertos en capacitación
![](3D"0115_HiralesGomez_archivos/image055.gif")
Fuente: elaboración propia.
En el gráfico se observa que cuando hubo
capacitación, los temas tratados fueron básicos y sin profund=
izar
en normas internacionales.
Adecuación de la gestión documen=
tal
actual
![](3D"0115_HiralesGomez_archivos/image057.gif")
Fuente: elaboración propia.
El gráfico refleja que algunas personas
consideran adecuada la gestión documental, mientras que otros opinan=
que
sólo parcialmente o que no es suficiente.
Mejoras sugeridas
![](3D"0115_HiralesGomez_archivos/image059.gif")
<=
![endif]>
Fuente: elaboración propia.
La tabla muestra que las principales propuestas
son: mayor infraestructura física, definición de tiempos,
procedimientos claros y digitalización de procesos.
Utilidad de implementar la ISO 15489-1:2001
![](3D"0115_HiralesGomez_archivos/image061.gif")
<=
![endif]>
Fuente: elaboración propia.
La gráfica indica que considera ú= ;til aplicar la norma internacional, aunque hubo respuestas de desconocimiento.<= o:p>
Razones para implementar la ISO 15489-1:2001
![](3D"0115_HiralesGomez_archivos/image063.gif")
<=
![endif]>
Fuente: elaboración propia.
La tabla refleja que los motivos más
comunes son: mejor disponibilidad de la información, organizaci&oacu=
te;n
clara, respaldo en estándares internacionales y mayor seguridad
documental.
Tabla 8
¿Cuánto tiempo se conservan los
documentos elaborados en su oficina? &=
nbsp; Oficina
de Servicio social:
|
Tipo de documento |
Tiempo de conservación |
Soporte (Físico/Digital) |
|
Bimestrales |
2 años |
Digital |
|
Informes
finales |
2 años |
Digital |
|
Cartas
de presentación |
2 años |
Digital |
|
Cartas
de aceptación |
2 años |
Digital |
|
Solicitud
de prestadores de servicio social |
2 años |
Digital |
|
Solicitud
de servicio social |
2 años |
Digital |
|
Cartas
de terminación |
2 años |
Digital |
|
Constancias
de terminación de servicio social |
Por siempre |
Físico/digital |
|
Estadísticas
de servicio social |
Cada semestre |
Digital |
Fuente: elaboración propia.
Tabla 9
Oficina promoción profesional
|
Tipo de documento |
Tiempo de conservación |
Soporte (Físico/Digital) |
|
Acuerdos
de trabajo Contrato o acuerdo |
3 años |
Ambos |
|
Informe
semestral |
3 años |
Digital |
|
Cartas
de presentación |
3 años |
Ambos |
Fuente: elaboración propia.
Tabla 10
Oficina de servicio externo
|
Tipo de documento |
Tiempo de conservación |
Soporte (Físico/Digital) |
|
Programas de servicio externo |
5 años |
Ambos |
|
Programa operativo anual |
5 años |
Ambos |
|
Anteproyecto de presupuesto de la oficina |
5 años |
Ambos |
|
Reportes de actividades |
5 años |
Ambos |
Fuente: elaboración propia.
Tabla 11
Oficina de visita a empresas
|
Tipo de documento |
Tiempo de conservación |
Soporte (Físico/Digital) |
|
Cronograma
del procedimiento |
Un semestre |
Física |
|
Invitación
a de los Departamentos Académicos al procedimiento |
Un semestre |
Ambas |
|
Programa
de visita a empresas aceptada del semestre (Documento controlado
TecNM-VI-PO-001-03) |
Un semestre |
Física |
|
Solicitud
de visita a las empresas (Documento controlado TecNM-VI-PO-001-02) |
Un semestre |
Ambos |
|
Carta
de presentación y agradecimiento (Documento controlado
TecNM-VI-PO-001-04) |
Un semestre |
Física |
|
Constancia
de visitas realizadas |
Un semestre |
Física |
|
Reporte
de incidencias (Documento controlado TecNM-VI-PO-001-05) |
Un semestre |
Física |
|
Solicitud
de visita del docente al Depto. de DGTV (Documento
controlado TecNM-VI-PO-001-01) |
Un semestre |
Física |
|
Lista
de estudiantes autorizados (Documento controlado TecNM-VI-PO-001-06) |
Un semestre |
Física |
|
Informe
final de semestre |
Un semestre |
Física |
Fuente: elaboración propia.
Llegando a la conclusión que, se
debía realizar un Manual del Proceso de Regulación de la
Gestión de Documentos del TecNM-Instituto Tecnológico de La P=
az
en base a la Norma ISO 15489-1:2001.: Caso de estudio, Departamento de
Gestión Tecnológica y Vinculación.
Resultados obtenidos
Durante el desarrollo de la investigació=
;n
se logró cumplir con los objetivos planteados en torno a la
creación de un proceso de regulación de la gestión
documental en el TecNM-Instituto Tecnológico de La Paz,
específicamente en el Departamento de Gestión Tecnológ=
ica
y Vinculación los resultados más relevantes se centraron en la
identificación, análisis y diseño de los elementos que
conforman un sistema archivístico institucional basado en las buenas
prácticas establecidas por la Norma ISO 15489-1:2001 y las disposici=
ones
legales vigentes en materia de archivos.
En primera instancia, se elaboró un
diagnóstico situacional que permitió detectar las principales
debilidades del manejo documental actual, como la ausencia de criterios de
clasificación, falta de control en la transferencia de pendientes y
carencia de formatos estandarizados para recepción, registro y resgu=
ardo
de documentos. Dicho diagnóstico proporcionó la base para
formular propuestas de mejora adaptadas a la estructura organizacional del
instituto.
Posteriormente, se diseñó una
propuesta integral de proceso de gestión documental, conformada por
procedimientos, formatos e instructivos, que establece las etapas de
creación, registro, clasificación, control, consulta y
disposición final de los documentos. Este proceso define con claridad
las responsabilidades de cada área y garantiza la trazabilidad y
autenticidad de la información administrativa y académica del
instituto.
Como producto adicional, se desarrolló =
un
marco normativo y operativo alineado con la ley general de archivos (2018) =
y la
Ley de Archivos para el Estado de Baja California Sur (2023), asegurando la
armonización entre la legislación nacional y las polít=
icas
internas del Tecnológico Nacional de México (TecNM). Asimismo=
, se
integraron lineamientos para la digitalización de documentos,
gestión de copias controladas y preservación digital de la
información institucional.
Entre los resultados más significativos=
se
encuentra la elaboración de formatos estandarizados para el Archivo =
de
Trámites. Como la Bitácora de Consultas, el formato de Solici=
tud,
Trámite y Registro de Documentos, y la tabla de retención
documental. Estos instrumentos permitirán un mejor control sobre los
flujos de información y facilitarán las auditorías
documentales internas.
Finalmente, el proyecto permitió fortal=
ecer
la cultura organizacional del Instituto en materia de gestión
documental, fomentando la conciencia sobre la importancia de manejo
ético, responsable y sustentable de la información, con ello,=
el
TecNM-Instituto Tecnológico de La Paz cuenta con un con una base
metodológica sola para avanzar hacia un sistema institucional de arc=
hivo
moderno, transparente y eficiente, que contribuya a la preservación =
de
su memoria administrativa y académica.
DISCUSIÓN
Los resultados coinciden ampliamente con lo
expuesto al inicio de esta lectura, la cual señala la ausencia de
políticas estandarizadas las cuales generan deficiencias en la
organización, conservación y accesibilidad de la
información institucional. Autores como Cruz Mundet (2015) y Ojeda
Bojórquez (2018) destacan que, la normalización archiví=
;stica
resulta esencial para garantizar transparencia, continuidad administrativa,
así como la preservación de la memoria institucional, en este
caso estos fueron elementos que se vieron comprometidos en el
Tecnológico Nacional de México – Instituto Tecnol&oacut=
e;gico
de La Paz.
De acuerdo con los marcos teóricos de la
ISO 15489-1:2001, las deficiencias encontradas son un reflejo de las fallas=
en
el cumplimiento de los principios de autenticidad, integridad y disponibili=
dad
documental. La institución requiere de forma urgente un modelo regul=
ado
que reduzca riesgos operativos y facilite la gestión eficiente de los
archivos internos.
Implicaciones: Teóricamente, este estud=
io
reafirma la validez de los principios de la gestión documental vistos
como herramienta que fortalece el funcionamiento administrativo en
instituciones públicas. Con la implementación de un proceso
regulado se contribuye a la estandarización de prácticas
archivísticas y sobre todo favorece el cumplimiento normativo.
Dentro del plano práctico, esta propues=
ta
permitiría:
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Latinoamericana de Ciencias Sociales y Humanidades, Asunción, Paragu=
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ISSN en línea: 2789-3855, febrero, 2026, Vol=
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VII, Número 1 p 1609
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