Creación de un Proceso de Regulación de la Gestión de Documentos del TecNM-Instituto Tecnológico de La Paz

Creation of a Document Management Regulation Process at TecNM-Institute Techonology of La Paz

Resumen

El presente trabajo tiene el objetivo de realizar una propuesta para la creación de un proceso de regulación documental del Instituto Tecnológico de La Paz, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Norma 15489-1:2001. Esta investigación está desarrollada en base a un enfoque descriptivo y aplicado, utilizando estrategias metodológicas como lo son la observación directa, el análisis documental y entrevistas con personal del Departamento de Gestión Tecnológica y Vinculación. Estas herramientas han permitido identificar deficiencias sobre el manejo, control y conservación de los documentos que se resguardan en la Institución. Como resultado final de este trabajo dio, un modelo de gestión documental adaptado a las necesidades del Instituto, el cual contiene políticas, procedimientos y nomenclaturas que garantizan con gran seguridad la trazabilidad, autenticidad y disponibilidad de la información para su consulta oportuna. Dentro de los hallazgos con mayor relevancia se encuentra la falta de estandarización en los procesos de documentación mandada a archivo de trámite y archivo muerto, así como la necesidad de implementar un sistema que pueda favorecer positivamente la eficiencia administrativa y la transparencia institucional. Se concluye que la aplicación de la ISO 15489-1 permitirá optimizar la gestión documental, de igual modo mejorará la organización y administración interna, así mismo puede fortalecer la toma de decisiones dentro de los distintos departamentos del Instituto Tecnológico de La Paz. Esta propuesta sienta las bases para futuras implementaciones de digitalización y preservación documental que contribuyan al desarrollo sostenible de la Institución.